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Documentation Index

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Quickstart: Ersten Assistenten einrichten

Dieser Quickstart führt dich durch die Einrichtung eines ersten Assistenten. Plane dafür 15 bis 30 Minuten ein, je nachdem, ob du schon eine Website, fertige FAQ und Zugriff auf deine Telefonnummer hast. Am Ende soll der Assistent nicht nur im Dashboard existieren, sondern über eine echte Telefonnummer testbar sein.

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Vorbereitungen

Halte diese Informationen bereit:
  • Firmenname
  • Website oder kurze Firmenbeschreibung
  • Öffnungszeiten
  • wichtigste Leistungen
  • 5 bis 10 typische Fragen von Anrufern
  • Telefonnummer für Weiterleitung oder Entscheidung für eine neue PhoneLabs-Nummer
  • optional Kalenderzugang, wenn Termine gebucht werden sollen
  • optional Support- oder Team-E-Mail für Rückrufnotizen
Du musst nicht alles perfekt vorbereiten. Wichtig ist, dass die ersten Informationen korrekt sind. Eine kleine, saubere Wissensbasis ist besser als viele unklare Dokumente.

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Schritt 1: Account öffnen und Organisation prüfen

  1. Öffne app.phonelabs.io.
  2. Melde dich an.
  3. Prüfe, ob du in der richtigen Organisation arbeitest.
  4. Falls du neu startest, folge dem Onboarding.
Wenn du mehrere Organisationen hast, achte darauf, dass du Telefonnummern, Assistenten und Abrechnung im richtigen Arbeitsbereich verwaltest.

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Schritt 2: Assistent erstellen

  1. Öffne im Dashboard Assistenten.
  2. Klicke auf Neuen Assistenten erstellen.
  3. Gib den Firmennamen ein.
  4. Trage eine Website ein, falls vorhanden.
  5. Nutze die Website-Analyse, wenn du vorhandene Inhalte vorbereiten lassen möchtest.
  6. Wähle eine passende Vorlage.
  7. Ergänze oder korrigiere die Firmeninfo.
Die Vorlage ist nur der Startpunkt. Sie ersetzt nicht deine konkrete Beschreibung von Öffnungszeiten, Leistungen, Weiterleitungen und Grenzen.

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Schritt 3: Stimme auswählen

Wähle eine Stimme, die zur Aufgabe passt. Für Empfang und Praxis ist eine ruhige, gut verständliche Stimme meist besser als eine sehr dynamische. Für Vertrieb oder Beratung kann eine verbindlichere Stimme passend sein. Teste die Stimme mit mindestens diesen Sätzen: 
Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von Muster GmbH. Wie kann ich Ihnen helfen?

Ich habe Ihren Termin am Donnerstag um 14:30 Uhr vorgemerkt.

Einen Moment bitte, ich verbinde Sie weiter.
Speichere die Stimme erst, wenn sie am Telefon verständlich wirkt. Browser-Vorschau und echter Telefonklang können sich unterscheiden.

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Schritt 4: Startnachricht schreiben

Die Startnachricht sollte kurz sein. Sie muss nicht erklären, was PhoneLabs ist. Der Anrufer soll nur verstehen, wo er gelandet ist und dass er sein Anliegen nennen kann. Empfehlung: 
Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von Muster GmbH. Wie kann ich Ihnen helfen?
Wenn deine Zielgruppe eher direkt fragt, kannst du die Nachricht noch kürzer halten: 
Hallo, hier ist der KI-Assistent von Muster GmbH. Worum geht es bei Ihrem Anruf?
Vermeide lange Begrüßungen, Werbetexte und mehrere Fragen in der ersten Ansage.

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Schritt 5: Prompt prüfen

Öffne den Assistenten und gehe zum Bereich Prompt. Dort sollte klar stehen:
  • wer der Assistent ist
  • welche Aufgaben er übernehmen soll
  • wie er sprechen soll
  • wann er weiterleiten soll
  • was er nicht behaupten darf
Ein guter erster Prompt ist lieber kurz und eindeutig als lang und widersprüchlich. Wenn du unsicher bist, starte mit Empfang, Rückrufaufnahme und Standardfragen. Buchung, Webhooks und komplexe Tools kannst du später ergänzen.

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Schritt 6: Wissensbasis anlegen

Wenn der Assistent Fragen beantworten soll, öffne den Bereich Wissensbasis. Beginne mit:
  1. einer kurzen Beschreibung, wann die Wissensbasis genutzt werden soll
  2. den wichtigsten FAQ
  3. einer aktuellen PDF oder Website, wenn vorhanden
  4. einer klaren Regel: nichts erfinden, bei Unsicherheit Rückruf anbieten
Gute erste FAQ:
  • Wann haben wir geöffnet?
  • Wo befinden wir uns?
  • Welche Leistungen bieten wir an?
  • Wie läuft ein Termin ab?
  • Was kostet eine typische Leistung, falls Preise öffentlich genannt werden dürfen?
  • Wie erreicht ein Anrufer einen Menschen?

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Schritt 7: Telefonnummer verbinden

Für einen echten Test brauchst du eine Nummer.

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Option A: Neue PhoneLabs-Nummer

  1. Öffne Nummern.
  2. Klicke auf Nummer holen.
  3. Bestätige den Dialog.
  4. Weise die Nummer dem neuen Assistenten zu.
  5. Rufe diese Nummer von einem externen Telefon an.

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Option B: Bestehende Nummer weiterleiten

  1. Hole zuerst eine PhoneLabs-Nummer.
  2. Weise sie dem Assistenten zu.
  3. Richte beim Telefonanbieter eine Rufweiterleitung auf diese Nummer ein.
  4. Teste mit einem echten Anruf auf deine bestehende Nummer.
Für den ersten Test ist Option A meistens schneller.

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Schritt 8: Optional Kalenderbuchung einrichten

Wenn der Assistent Termine buchen soll:
  1. Öffne den Assistenten.
  2. Gehe zu Buchung.
  3. Verbinde den Kalender.
  4. Wähle Dauer, Zeitzone und Verfügbarkeiten.
  5. Lege Pflichtfelder fest, zum Beispiel Name, Telefonnummer und Anliegen.
  6. Teste zuerst, ob freie Zeiten gefunden werden.
  7. Teste danach, ob eine Buchung wirklich abgeschlossen wird.
Wichtig: Eine erfolgreiche Verfügbarkeitsprüfung ist noch keine erfolgreiche Buchung.

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Schritt 9: Testanruf durchführen

Nutze ein echtes Anliegen. Sage nicht nur “Hallo”. Gute Tests:
  • “Ich möchte einen Termin nächste Woche.”
  • “Wann haben Sie geöffnet?”
  • “Ich möchte mit einem Menschen sprechen.”
  • “Ich brauche einen Rückruf.”
  • “Was kostet Ihre Leistung?”
  • “Ich bin mir nicht sicher, ob ich hier richtig bin.”
Nach dem Test öffnest du Anrufe und prüfst den Eintrag.

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Schritt 10: Ergebnis bewerten

Prüfe im Anrufdetail:
  • Wurde die Startnachricht korrekt gesprochen?
  • Hat der Assistent das Anliegen verstanden?
  • War die Antwort kurz genug?
  • Wurde kein Wissen erfunden?
  • Wurde korrekt weitergeleitet oder gebucht?
  • Sind wichtige Daten im Transkript sichtbar?
  • Wurden E-Mail, SMS oder Webhook ausgelöst, falls eingerichtet?
Wenn etwas nicht passt, ändere nicht sofort alles. Nimm eine konkrete Korrektur vor und teste erneut.

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Go-Live-Check

Du bist bereit für erste echte Anrufe, wenn:
  • die richtige Telefonnummer dem richtigen Assistenten zugewiesen ist
  • mindestens ein echter Testanruf funktioniert hat
  • die Startnachricht klar ist
  • der Prompt keine widersprüchlichen Regeln enthält
  • die Wissensbasis aktuelle Informationen enthält
  • Weiterleitung getestet wurde
  • Kalenderbuchung getestet wurde, falls aktiv
  • Folgeaktionen getestet wurden, falls aktiv

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Häufige Probleme im Quickstart

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Der Assistent nimmt nicht ab

Prüfe zuerst die Nummernseite. Die Nummer muss einem Agenten zugewiesen sein. Wenn du eine bestehende Nummer nutzt, prüfe zusätzlich die Rufweiterleitung beim Anbieter.

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Der Assistent antwortet zu allgemein

Meist fehlen konkrete Informationen in Prompt oder Wissensbasis. Ergänze echte FAQ und klare Grenzen.

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Die Begrüßung wirkt zu lang

Kürze die Startnachricht auf einen Satz. Details gehören in den Prompt, nicht in die erste Ansage.

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Termine werden angeboten, aber nicht gebucht

Teste Buchung und Verfügbarkeit getrennt. Prüfe Pflichtfelder, Kalenderverbindung und Terminort.