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Documentation Index

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PhoneLabs Help Center

PhoneLabs hilft dir, Telefonanrufe zuverlässig anzunehmen, zu strukturieren und in konkrete Abläufe zu überführen. Ein Assistent kann Anrufer begrüßen, Anliegen verstehen, Fragen beantworten, Termine buchen, Rückrufe aufnehmen und bei Bedarf an dein Team weiterleiten. Dieses Help Center ist als Arbeitsanleitung gedacht. Du findest hier nicht nur Beschreibungen der Funktionen, sondern konkrete Schritte: wo du klickst, was du einträgst, wie du testest und woran du erkennst, dass ein Ablauf wirklich produktionsbereit ist.

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Wenn du neu bist

Starte mit dem Quickstart. Er führt dich von einem leeren Account zu einem testbaren Assistenten. Danach solltest du die Telefonnummern- und Buchungsseiten lesen, falls der Assistent echte Anrufe oder Termine übernehmen soll. Empfohlene Reihenfolge:
  1. Quickstart lesen und ersten Assistenten erstellen.
  2. Startnachricht und Stimme und Sprache anpassen.
  3. Prompt und Wissensbasis sauber aufsetzen.
  4. Neue PhoneLabs-Nummer oder Rufweiterleitung einrichten.
  5. Optional Kalenderbuchung aktivieren.
  6. Einen echten Testanruf durchführen.

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Wenn du einen bestehenden Assistenten verbessern willst

Öffne zuerst einen echten Anruf im Bereich Anrufe. Lies das Transkript und suche die Stelle, an der der Assistent nicht passend reagiert hat. Danach entscheidest du, was geändert werden muss:
  • fehlende Information: Wissensbasis ergänzen
  • falsches Verhalten: Prompt korrigieren
  • zu lange Begrüßung: Startnachricht kürzen
  • falsche Übergabe: Anrufe weiterleiten prüfen
  • Terminproblem: Kalenderbuchung testen
  • Folgeaktion fehlt: Tools und Webhooks prüfen
Ändere immer nur eine Sache auf einmal und mache danach einen neuen Testanruf.

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Typische Einsatzfälle

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Empfang entlasten

Der Assistent nimmt Anrufe an, beantwortet einfache Fragen, erkennt Weiterleitungswünsche und nimmt Rückrufbitten auf. Das ist sinnvoll, wenn dein Team häufig durch Standardfragen unterbrochen wird.

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Termine buchen

Der Assistent fragt Terminwunsch, Name, Kontaktdaten und Anliegen ab. Danach prüft er freie Zeiten und bucht erst, wenn der Anrufer eindeutig bestätigt. Dieser Ablauf muss vor Go-Live immer mit einer echten Buchung getestet werden.

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Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten

Du kannst deine bestehende Nummer behalten und außerhalb der Öffnungszeiten an PhoneLabs weiterleiten. Der Assistent nimmt dann Anliegen auf, beantwortet Fragen oder bietet einen Rückruf an.

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Supportfälle aufnehmen

Der Assistent fragt gezielt nach Problem, Kundendaten und Dringlichkeit. Nach dem Anruf kann eine E-Mail oder ein Webhook an dein Supportsystem gesendet werden.

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Was eine gute Einrichtung ausmacht

Eine gute PhoneLabs-Einrichtung ist nicht kompliziert, sondern klar. Der Assistent weiß, was seine Aufgabe ist, welche Informationen er verwenden darf und wann er an einen Menschen übergeben soll. Gute Setups haben meistens diese Eigenschaften:
  • kurze Begrüßung mit transparenter KI-Kennzeichnung
  • ein Prompt mit wenigen, klaren Regeln
  • aktuelle Wissensbasis ohne interne Notizen
  • eindeutige Weiterleitungsziele
  • getestete Telefonnummer oder Rufweiterleitung
  • geprüfte Kalenderbuchung, falls Termine gebucht werden
  • einfache Folgeaktionen mit klaren Bedingungen

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Was hier bewusst nicht dokumentiert wird

Diese Dokumentation beschreibt PhoneLabs aus Kundensicht. Interne technische Details und sicherheitsrelevante Betriebsinformationen werden nicht veröffentlicht. Für dich wichtig ist, wie du PhoneLabs sicher und zuverlässig bedienst.