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Documentation Index

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Kalenderbuchung einrichten

Mit Kalenderbuchung kann dein Assistent freie Termine finden und nach Bestätigung des Anrufers buchen. Dieser Ablauf sollte besonders sorgfältig getestet werden, weil eine falsche Buchung sofort im Alltag sichtbar wird.

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Wann du Kalenderbuchung brauchst

Kalenderbuchung ist sinnvoll für:
  • Beratungsgespräche
  • Ersttermine
  • Rückrufe mit fester Uhrzeit
  • Praxis- oder Servicetermine
  • Vor-Ort-Termine
  • Videotermine
Wenn der Assistent nur Rückrufwünsche aufnehmen soll, brauchst du nicht zwingend eine Kalenderbuchung. Dann reicht oft eine E-Mail oder Aufgabe nach dem Anruf.

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Vor der Einrichtung klären

Beantworte diese Fragen, bevor du den Kalender verbindest:
  • Welche Terminart soll gebucht werden?
  • Wie lange dauert ein Termin?
  • Welche Tage und Zeiten sind verfügbar?
  • Welche Daten müssen vor der Buchung abgefragt werden?
  • Findet der Termin telefonisch, vor Ort oder per Video statt?
  • Soll eine SMS oder E-Mail nach der Buchung gesendet werden?
  • Wer prüft die ersten gebuchten Termine?

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Kalender verbinden

  1. Öffne Assistenten.
  2. Wähle den Assistenten.
  3. Öffne Buchung.
  4. Aktiviere Buchung.
  5. Starte die Kalenderverbindung.
  6. Melde dich mit dem Kalenderkonto an.
  7. Wähle den Kalender, in den Termine geschrieben werden sollen.
  8. Speichere.
Nach dem Verbinden sollte der Kalender im Buchungsbereich sichtbar bleiben. Wenn er nach einem Neuladen verschwindet, wurde die Verbindung nicht sauber gespeichert.

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Termindauer festlegen

Wähle eine Dauer, die zum echten Prozess passt. Beispiele:
  • 15 Minuten für kurze Rückrufe
  • 30 Minuten für Erstgespräche
  • 45 Minuten für Beratung
  • 60 Minuten für ausführliche Termine
Setze die Dauer nicht zu knapp. Ein überfüllter Kalender führt später zu schlechter Nutzererfahrung.

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Verfügbarkeiten einstellen

Lege fest, wann der Assistent Termine anbieten darf. Prüfe:
  • Wochentage
  • Start- und Endzeiten
  • Mittagspausen
  • interne Sperrzeiten
  • Feiertage oder Sonderzeiten
  • Zeitzone
Wenn dein Team nur bestimmte Zeiten für Telefontermine hat, trage auch nur diese Zeiten ein.

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Pflichtfelder auswählen

Der Assistent sollte vor einer Buchung die Daten erfassen, die dein Team wirklich braucht. Typische Pflichtfelder:
  • Name
  • Telefonnummer
  • Anliegen
  • E-Mail
  • Adresse bei Vor-Ort-Terminen
Je mehr Pflichtfelder du verlangst, desto länger wird das Gespräch. Starte mit den notwendigen Feldern.

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Terminort festlegen

Der Terminort muss für den Anrufer eindeutig sein. Mögliche Varianten:
  • telefonisch
  • bei dir vor Ort
  • beim Kunden vor Ort
  • Videolink
  • eigener Link
Wenn der Termin beim Kunden stattfindet, muss der Assistent die Adresse abfragen und bestätigen.

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Team-Buchung

Wenn mehrere Teammitglieder Termine annehmen, kannst du mehrere Kalender verwenden.

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Fair verteilen

Termine werden gleichmäßiger über aktive Kalender verteilt. Das ist sinnvoll, wenn Belastung fair aufgeteilt werden soll.

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Schnellsten freien Termin anbieten

Der Assistent bietet den frühesten freien Termin aus allen aktiven Kalendern an. Das ist sinnvoll, wenn Geschwindigkeit wichtiger ist als Verteilung.

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Gesprächsablauf für Buchung

Ein sauberer Buchungsdialog läuft so:
  1. Der Anrufer sagt, dass er einen Termin möchte.
  2. Der Assistent fragt nach gewünschtem Zeitraum.
  3. Der Assistent erfasst Name und Kontaktdaten.
  4. Der Assistent prüft freie Zeiten.
  5. Der Assistent bietet ein oder zwei Optionen an.
  6. Der Anrufer wählt eine Option.
  7. Der Assistent wiederholt Datum, Uhrzeit und Ort.
  8. Der Anrufer bestätigt.
  9. Der Assistent bucht.
  10. Der Assistent bestätigt die erfolgreiche Buchung.
Wichtig: Der Assistent soll einen Termin erst als gebucht bestätigen, wenn die Buchung wirklich abgeschlossen wurde.

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Test 1: Verfügbarkeit

Teste zuerst nur, ob freie Zeiten gefunden werden. Sage im Testanruf: 
Ich möchte nächste Woche einen Termin.
Prüfe:
  • bietet der Assistent passende Zeiten an?
  • passen die Zeiten zu deinen Verfügbarkeiten?
  • werden keine gesperrten Zeiten angeboten?

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Test 2: Buchung

Teste danach eine echte Buchung.
  1. Wähle eine angebotene Zeit.
  2. Bestätige den Termin.
  3. Öffne deinen Kalender.
  4. Prüfe, ob der Termin eingetragen wurde.
  5. Prüfe Datum, Uhrzeit, Name und Anliegen.
  6. Prüfe SMS oder E-Mail, falls aktiv.
Erst wenn beide Tests funktionieren, ist die Buchung bereit für echte Anrufer.

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Häufige Probleme

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Es werden keine Termine angeboten

Prüfe Kalenderverbindung, Verfügbarkeiten, Zeitzone und Termindauer.

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Termine werden außerhalb der gewünschten Zeiten angeboten

Prüfe Öffnungszeiten und ob der richtige Kalender ausgewählt ist.

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Buchung klappt nicht, obwohl Zeiten gefunden werden

Verfügbarkeit und Buchung sind zwei verschiedene Schritte. Prüfe Pflichtfelder, Kalenderzugriff und Terminort.

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SMS kommt nicht an

Prüfe, ob die Buchung wirklich abgeschlossen wurde und ob die Telefonnummer korrekt erkannt wurde.