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Documentation Index

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Startnachricht

Die Startnachricht ist der erste Moment im Telefonat. Sie sollte dem Anrufer Orientierung geben, aber ihn nicht aufhalten. Die beste Startnachricht ist meistens kurz, klar und sofort verständlich.

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Wann du diese Einstellung brauchst

Passe die Startnachricht an, wenn:
  • der Assistent neu erstellt wurde
  • die Begrüßung zu lang wirkt
  • Anrufer nicht direkt ihr Anliegen nennen
  • der Assistent nicht klar als KI erkennbar ist
  • die Tonalität nicht zu deinem Unternehmen passt

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Startnachricht bearbeiten

  1. Öffne Assistenten.
  2. Wähle den gewünschten Assistenten.
  3. Öffne den Bereich Prompt.
  4. Suche das Feld für die Startnachricht.
  5. Schreibe einen kurzen Satz.
  6. Speichere.
  7. Führe einen Testanruf durch.

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Empfohlene Struktur

Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von [Unternehmen]. Wie kann ich Ihnen helfen?
Diese Struktur funktioniert für viele Unternehmen, weil sie drei Dinge erledigt:
  • sie begrüßt
  • sie nennt das Unternehmen
  • sie lädt zum Sprechen ein

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Beispiele nach Einsatzfall

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Allgemeiner Empfang

Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von Muster GmbH. Wie kann ich Ihnen helfen?

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Praxis

Guten Tag, hier ist der digitale Assistent der Praxis Muster. Worum geht es bei Ihrem Anruf?

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Handwerksbetrieb

Hallo, hier ist der KI-Assistent von Muster Sanitär. Geht es um einen Termin, einen Notfall oder eine allgemeine Frage?

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Terminbuchung

Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von Muster Beratung. Möchten Sie einen Termin vereinbaren oder haben Sie eine Frage?

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Außerhalb der Öffnungszeiten

Guten Abend, hier ist der KI-Assistent von Muster GmbH. Ich nehme Ihr Anliegen auf, damit sich unser Team melden kann.

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Gute und schlechte Varianten

Gut: 
Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von Muster GmbH. Wie kann ich Ihnen helfen?
Warum gut: kurz, transparent, verständlich. Zu lang: 
Herzlich willkommen bei Muster GmbH, Ihrem zuverlässigen Partner für Service und Qualität. Ich bin Ihr digitaler Assistent und freue mich sehr, Ihnen heute bei allen Fragen rund um unser Unternehmen weiterzuhelfen.
Warum schlecht: Der Anrufer muss zu lange warten, bevor er sprechen kann. Zu unklar: 
Hallo, was gibt es?
Warum schlecht: Unternehmen, Rolle und Gesprächsrahmen fehlen. Nicht transparent: 
Guten Tag, hier ist Lena vom Empfang.
Warum schlecht: Der Anrufer könnte glauben, mit einem Menschen zu sprechen.

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Länge testen

Lies die Startnachricht laut vor. Wenn sie mehr als 5 bis 7 Sekunden braucht, ist sie meistens zu lang.

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Nach dem Testanruf prüfen

Im Testanruf achtest du auf:
  • Versteht man den Firmennamen?
  • Ist klar, dass ein KI-Assistent spricht?
  • Beginnt der Anrufer schnell mit seinem Anliegen?
  • Klingt die Formulierung zur gewählten Stimme passend?
  • Muss die Nachricht gekürzt werden?

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Häufige Probleme

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Anrufer unterbrechen die Begrüßung

Die Nachricht ist vermutlich zu lang. Kürze sie auf einen Satz.

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Anrufer fragen “Spreche ich mit einem Menschen?”

Die KI-Kennzeichnung ist zu unklar. Verwende ausdrücklich KI-Assistent oder digitaler Assistent.

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Die Begrüßung klingt unnatürlich

Passe Satzbau und Stimme zusammen an. Eine sehr formelle Stimme braucht eine andere Formulierung als eine lockere Stimme.