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Documentation Index

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Onboarding Academy

Die Onboarding Academy ist ein Ablaufplan für die ersten Tage mit PhoneLabs. Sie hilft dir, nicht nur einen Assistenten zu erstellen, sondern ihn kontrolliert in den echten Betrieb zu bringen.

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Phase 1: Grundfunktion

In dieser Phase geht es darum, dass der Assistent überhaupt sinnvoll spricht. Öffne Assistenten, erstelle einen neuen Agenten und kümmere dich nur um die Basis:
  • Firmenname
  • Stimme
  • Startnachricht
  • kurzer Prompt
  • einfache Firmeninfo
Der Assistent muss in dieser Phase noch keine komplexen Integrationen können. Er soll freundlich begrüßen, das Anliegen verstehen und bei Unsicherheit einen Rückruf anbieten.

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Test

Führe einen Testanruf mit drei einfachen Fragen durch:
  1. “Wann haben Sie geöffnet?”
  2. “Ich möchte einen Rückruf.”
  3. “Ich möchte mit einem Menschen sprechen.”
Wenn diese drei Fälle nicht sauber funktionieren, solltest du noch keine Buchung oder Webhooks einrichten.

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Phase 2: Erreichbarkeit

Jetzt prüfst du, ob Anrufe korrekt beim Assistenten landen. Öffne Nummern und entscheide:
  • neue PhoneLabs-Nummer testen
  • bestehende Nummer weiterleiten
Für den ersten Test ist eine neue PhoneLabs-Nummer einfacher. Wenn das funktioniert, kannst du später deine bestehende Nummer per Rufweiterleitung anbinden.

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Test

Rufe mit einem externen Telefon an. Prüfe danach im Dashboard:
  • der Anruf erscheint im Bereich Anrufe
  • der richtige Agent hat abgenommen
  • das Transkript ist vorhanden
  • der Status ist plausibel

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Phase 3: Wissen

Jetzt ergänzt du die Informationen, die der Assistent wirklich wissen soll. Öffne Wissensbasis und starte klein:
  • 5 bis 10 FAQ
  • aktuelle Öffnungszeiten
  • Leistungen
  • Standort
  • wichtige Grenzen
Vermeide große Dokumentensammlungen am Anfang. Alte oder widersprüchliche Inhalte machen den Assistenten schlechter.

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Test

Stelle typische Kundenfragen. Wenn der Assistent zu allgemein antwortet, fehlt Wissen. Wenn er falsche Details nennt, ist die Quelle wahrscheinlich unklar oder veraltet.

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Phase 4: Aktionen

Erst wenn Gespräch und Wissen stimmen, richtest du Aktionen ein. Mögliche Aktionen:
  • Weiterleitung an Menschen
  • Kalenderbuchung
  • E-Mail nach dem Anruf
  • SMS nach erfolgreicher Buchung
  • Webhook an ein externes System
  • Tool während des Gesprächs
Richte immer nur eine Aktion ein und teste sie einzeln.

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Test

Beispiel für Kalender:
  1. Frage im Anruf nach einem Termin.
  2. Wähle eine angebotene Zeit.
  3. Bestätige eindeutig.
  4. Prüfe den Kalendereintrag.
  5. Prüfe die Anrufdetails.
  6. Prüfe SMS oder E-Mail, falls aktiv.

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Phase 5: Soft Launch

Beim Soft Launch lässt du PhoneLabs echte Anrufe übernehmen, aber noch mit enger Kontrolle. Empfehlung:
  • erst außerhalb der Hauptzeiten starten
  • täglich Anrufe prüfen
  • häufige Fragen sammeln
  • Prompt nicht hektisch umbauen
  • Teamfeedback einholen

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Phase 6: Regelbetrieb

Wenn die ersten echten Anrufe stabil laufen, kannst du erweitern:
  • zusätzliche Telefonnummern
  • weitere Assistenten
  • Teamkalender
  • Webhooks
  • differenzierte Weiterleitungsregeln
  • bessere Analytics-Routine

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Warnsignale

Stoppe oder reduziere den Live-Betrieb, wenn:
  • Anrufe beim falschen Assistenten landen
  • Termine falsch gebucht werden
  • der Assistent wiederholt falsche Informationen nennt
  • wichtige Folgeaktionen nicht ankommen
  • Weiterleitungen nicht funktionieren
In diesen Fällen zuerst den konkreten Anruf analysieren, dann gezielt korrigieren.