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Documentation Index

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E-Mail nach dem Anruf

E-Mails nach dem Anruf sind sinnvoll, wenn dein Team eine strukturierte Zusammenfassung braucht. Der Assistent kann zum Beispiel Rückrufwünsche, Supportfälle oder Terminwünsche an ein Team-Postfach senden.

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Wann E-Mail sinnvoll ist

Nutze E-Mail, wenn:
  • ein Team eine Übergabe erhalten soll
  • der Inhalt länger als eine SMS ist
  • mehrere Informationen zusammengefasst werden müssen
  • der Vorgang nicht sofort im Gespräch gelöst wird
  • ein Rückruf organisiert werden soll

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E-Mail-Aktion einrichten

  1. Öffne Assistenten.
  2. Wähle den Assistenten.
  3. Öffne Webhooks oder den Bereich für Aktionen nach dem Anruf.
  4. Erstelle eine neue Aktion.
  5. Wähle E-Mail als Ziel, falls verfügbar.
  6. Trage Empfänger ein.
  7. Schreibe Betreff und Inhalt.
  8. Füge Variablen ein.
  9. Lege eine Bedingung fest.
  10. Speichere und teste mit einem Anruf.

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Gute E-Mail-Struktur

Eine gute E-Mail ist kurz und gut scannbar. 
Betreff: Neuer Rückrufwunsch von {{customer_name}}

Name: {{customer_name}}
Telefon: {{caller_number}}
Anliegen: {{issue_summary}}
Dringlichkeit: {{urgency}}

Zusammenfassung:
{{summary}}

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Bedingungen verwenden

Sende nicht jede E-Mail immer an alle. Nutze Bedingungen. Beispiele:
  • nur wenn ein Rückruf gewünscht ist
  • nur wenn kein Termin gebucht wurde
  • nur bei Beschwerde
  • nur wenn eine Dringlichkeit erkannt wurde
  • nur wenn eine bestimmte Variable gefüllt ist

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Testcheck

Nach dem Testanruf:
  • Kommt die E-Mail beim richtigen Empfänger an?
  • Ist der Betreff verständlich?
  • Sind Variablen gefüllt?
  • Ist die Zusammenfassung nützlich?
  • Wird die E-Mail nur im richtigen Fall gesendet?

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Häufige Fehler

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E-Mail enthält leere Felder

Der Assistent fragt die benötigten Daten nicht ab oder die Variable ist falsch gewählt. Ergänze im Prompt, welche Informationen er erfassen soll.

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Zu viele E-Mails

Die Bedingung ist zu breit. Begrenze die Aktion auf konkrete Fälle.

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E-Mail ist zu lang

Entferne unwichtige Felder. Teams brauchen eine schnelle Übergabe, kein vollständiges Transkript in jeder Mail.