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Documentation Index

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Assistent konfigurieren

Ein Assistent ist der Telefonagent, der für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist. Er kann zum Beispiel als Empfang, Terminassistent oder Support-Vorqualifizierung arbeiten. Gute Assistenten entstehen nicht durch möglichst viele Einstellungen, sondern durch eine klare Aufgabe und saubere Tests.

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Wann du einen neuen Assistenten erstellen solltest

Erstelle einen neuen Assistenten, wenn sich Aufgabe, Sprache oder Erreichbarkeit deutlich unterscheiden. Sinnvoll:
  • ein Assistent für Empfang
  • ein Assistent für Terminbuchung
  • ein Assistent pro Standort
  • ein Assistent für Support
  • ein Assistent für eine separate Kampagnen-Nummer
Nicht nötig:
  • nur weil sich einzelne FAQ unterscheiden
  • nur weil du eine andere Stimme testen willst
  • nur weil du eine kleine Prompt-Regel ergänzen möchtest
Wenn der Ablauf gleich bleibt, reicht meistens ein bestehender Assistent mit besserer Wissensbasis.

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Assistent erstellen

  1. Öffne im Dashboard Assistenten.
  2. Klicke auf Neuen Assistenten erstellen.
  3. Gib einen internen Namen ein, zum Beispiel Empfang Hauptnummer.
  4. Trage Firmenname und Website ein.
  5. Wähle eine passende Vorlage.
  6. Prüfe die Firmeninfo.
  7. Wähle eine Stimme.
  8. Speichere den Assistenten.
Der interne Name hilft deinem Team. Er muss nicht identisch mit dem Namen sein, den Anrufer hören.

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Die wichtigsten Bereiche im Agenten

Nach dem Erstellen öffnest du den Assistenten. Dort findest du mehrere Bereiche.

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Prompt

Hier steuerst du Rolle, Verhalten, Grenzen und Startnachricht. Dieser Bereich ist entscheidend, wenn der Assistent falsch, zu lang oder zu unklar antwortet.

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Stimme

Hier wählst du Stimme, Sprache und Geschwindigkeit. Teste Änderungen immer über Telefon.

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Buchung

Hier richtest du Kalenderbuchung ein. Aktiviere Buchung erst, wenn der Basisdialog funktioniert.

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Tools

Hier konfigurierst du Aktionen, die während des Gesprächs ausgeführt werden können. Tools brauchen klare Bedingungen.

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Wissensbasis

Hier pflegst du Inhalte, aus denen der Assistent Fragen beantworten darf.

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Webhooks

Hier steuerst du Kontext vor dem Anruf und Aktionen nach dem Anruf.

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Empfohlener Aufbau für den ersten Assistenten

Starte mit einem kleinen, stabilen Umfang.
  1. Begrüßung: kurz und transparent.
  2. Prompt: Empfang, Rückruf, einfache Fragen.
  3. Wissensbasis: Öffnungszeiten, Leistungen, Standort, FAQ.
  4. Nummer: eine PhoneLabs-Nummer zuweisen.
  5. Test: drei bis fünf echte Anrufe.
  6. Danach erst Buchung, Weiterleitung oder Webhooks ergänzen.
Das verhindert, dass du bei Problemen nicht mehr weißt, ob Stimme, Prompt, Wissen, Nummer oder Integration die Ursache ist.

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Beispiel: Empfangsassistent

Name im Dashboard: 
Empfang Hauptnummer
Startnachricht: 
Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von Muster GmbH. Wie kann ich Ihnen helfen?
Aufgabe im Prompt: 
Du nimmst Anrufe entgegen, beantwortest einfache Fragen aus der Wissensbasis, nimmst Rückrufwünsche auf und leitest an den Empfang weiter, wenn ein Anrufer ausdrücklich mit einem Menschen sprechen möchte.
Wissensbasis:
  • Öffnungszeiten
  • Adresse
  • Leistungen
  • häufige Fragen
  • Rückrufablauf

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Testcheck

Ein Assistent ist einsatzbereit, wenn:
  • er über eine echte Nummer erreichbar ist
  • die Startnachricht verständlich ist
  • typische Fragen korrekt beantwortet werden
  • Rückrufdaten vollständig aufgenommen werden
  • Weiterleitung nur in den gewünschten Fällen erfolgt
  • Anrufe im Dashboard nachvollziehbar sind

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Häufige Fehler

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Zu viele Aufgaben auf einmal

Wenn ein neuer Assistent gleichzeitig Empfang, Support, Buchung, CRM-Abfrage und Eskalation übernehmen soll, wird die Fehleranalyse schwer. Starte kleiner.

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Kein klarer Eskalationspunkt

Der Assistent braucht eine Regel, wann er nicht weiterhelfen soll. Sonst versucht er, Probleme zu lösen, die besser ans Team gehen.

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Wissen im Prompt statt in der Wissensbasis

Lange Listen mit Öffnungszeiten, Preisen und FAQ gehören meistens in die Wissensbasis. Der Prompt sollte Verhalten und Grenzen steuern.