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Documentation Index

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Tools und Webhooks

Tools und Webhooks verbinden PhoneLabs mit anderen Systemen. Sie sind nützlich, wenn ein Gespräch nicht nur beantwortet, sondern in einen Prozess überführt werden soll. Du solltest Automationen erst einrichten, wenn der Basisassistent stabil funktioniert. Sonst ist schwer zu erkennen, ob ein Problem aus Prompt, Wissensbasis, Telefonnummer oder Integration kommt.

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Drei Zeitpunkte

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Vor dem Anruf

Ein Inbound Webhook lädt Kontext, bevor der Assistent mit dem Anrufer spricht. Beispiel: Kundendaten anhand der Telefonnummer erkennen.

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Während des Anrufs

Ein Tool kann während des Gesprächs eine Aktion ausführen. Beispiel: Ticket erstellen oder Status abfragen.

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Nach dem Anruf

Eine Post-Call-Aktion läuft nach Gesprächsende. Beispiel: E-Mail, SMS oder Webhook mit Zusammenfassung senden.

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Welcher Weg ist richtig?

Nutze Inbound Webhook, wenn der Assistent vor dem Gespräch etwas wissen muss. Nutze ein Tool während des Anrufs, wenn das Ergebnis im Gespräch gebraucht wird. Nutze einen Webhook nach dem Anruf, wenn dein Team oder ein System erst nach Gesprächsende informiert werden soll.

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Beispiel: Rückrufwunsch an CRM senden

Der Assistent fragt nach Name, Telefonnummer und Anliegen. Nach dem Gespräch sendet eine Post-Call-Aktion diese Daten an dein CRM. Passender Zeitpunkt: nach dem Anruf. Warum: Der Anrufer muss nicht warten, bis ein externes System antwortet.

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Beispiel: Bestellstatus im Gespräch abfragen

Der Anrufer fragt nach einer Bestellung und nennt eine Bestellnummer. Der Assistent ruft ein Tool auf und nennt das Ergebnis. Passender Zeitpunkt: während des Anrufs. Warum: Der Anrufer braucht die Antwort sofort.

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Beispiel: Bestandskunde erkennen

Beim Anruf wird anhand der Telefonnummer geprüft, ob der Kunde bekannt ist. Der Assistent kann dann passender reagieren. Passender Zeitpunkt: vor dem Anruf. Warum: Der Kontext soll bereits zu Gesprächsbeginn verfügbar sein.

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Gute Automation planen

Bevor du etwas einrichtest, schreibe den Ablauf in einem Satz: 
Wenn ein Anrufer einen Rückruf wünscht, soll nach dem Anruf eine E-Mail an empfang@example.de mit Name, Telefonnummer und Anliegen gesendet werden.
Wenn du den Ablauf nicht in einem Satz erklären kannst, ist er wahrscheinlich noch zu unklar.

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Daten minimieren

Sende nur Daten, die das Zielsystem braucht. Gut:
  • Name
  • Telefonnummer
  • Anliegen
  • Dringlichkeit
Meist nicht nötig:
  • vollständiges Transkript
  • interne Notizen
  • vertrauliche Informationen
  • technische Details

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Testreihenfolge

  1. Aktion mit Testdaten prüfen.
  2. Testanruf durchführen.
  3. Ergebnis im Zielsystem prüfen.
  4. Fehlerfall simulieren.
  5. Erst dann produktiv aktivieren.

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Häufige Fehler

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Automation läuft bei jedem Anruf

Die Bedingung fehlt oder ist zu breit. Lege fest, wann die Aktion wirklich gebraucht wird.

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Daten fehlen im Zielsystem

Der Assistent fragt sie nicht ab oder die Variable ist falsch. Passe Prompt und Variablen-Extraktion an.

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Anrufer wartet zu lange

Wenn eine externe Abfrage nicht im Gespräch gebraucht wird, verschiebe sie nach dem Anruf.